Сервис доступен для заявителей из Алматы, Нур-Султана (Астаны) и других регионов Казахстана. Помогаем заверять сайты и эл.почту с 2013 года.
ЗАВЕРЕНО ПРОТОКОЛОВ ОСМОТРА
сайтов
эл.почты
документов
Как это работает?
Создается проект протокола, определяется стоимость заверения.
Официальная оплата: онлайн или безналичный платеж
Нотариус с помощью Вебджастис готовит протокол и заверяет его
Курьер доставляет нотариальный протокол по указанному вами адресу.
Переписка с контрагентом часто содержит согласование цены, сроков поставки, объёма работ, порядка оплаты и причин нарушения договора. Такие сообщения могут подтвердить позицию компании в арбитражном споре, однако обычная распечатка электронных писем сама по себе не всегда показывает, когда, кем и при каких обстоятельствах была получена информация.
Для придания переписке доказательственного значения важно зафиксировать её содержание до удаления писем, изменения учётной записи или прекращения доступа к корпоративному ящику. В Казахстане одним из практических способов такой фиксации является нотариальный осмотр электронной почты с оформлением протокола.
Нотариус осматривает страницу почтового сервиса, отдельные сообщения, сведения об отправителе и получателе, даты, темы писем, вложения и другие доступные данные. Результаты отражаются в протоколе, который можно представить вместе с договором, актами, платёжными документами и процессуальными пояснениями.
Заверение email-переписки для арбитража не заменяет доказательство самого нарушения. Оно помогает подтвердить существование цифровой информации в определённый момент и сохранить её содержание в форме, пригодной для оценки судом. Чем точнее связаны письма с предметом спора, тем полезнее будет такой документ.
Переписка может исчезнуть по техническим или организационным причинам: сотрудник удалил письма, почтовый ящик заблокирован, изменился пароль, закончился срок хранения сообщений или контрагент отозвал доступ к общей системе. Даже при сохранении писем позднее бывает сложно доказать, что распечатанный файл соответствует исходному содержанию.
Скриншот также имеет ограниченную доказательственную ценность. На нём может отсутствовать полный адрес отправителя, технические сведения, цепочка предыдущих сообщений или информация о вложениях. Кроме того, изображение легко отредактировать, поэтому суду важно понимать источник данных и способ их получения.
Нотариальный протокол осмотра фиксирует не только текст, но и электронную среду, в которой он отображается. В документе могут быть отражены адрес веб-почты, имя пользователя, дата и время просмотра, последовательность действий нотариуса, внешний вид страницы, ссылки на файлы и содержание приложений. Это делает материал более прозрачным для процессуальной проверки.
При этом желательно не ограничиваться фразами общего характера. В протоколе должны быть видны конкретные обстоятельства: какое обязательство обсуждалось, какое письмо подтверждает согласование условий, какой ответ свидетельствует о признании задолженности или получении претензии.
Заявителю следует заранее определить, какие именно сообщения имеют отношение к спору. Обычно выбирают не всю переписку за несколько лет, а последовательную цепочку писем: первоначальное предложение, согласование условий, подтверждение заказа, уведомление о нарушении, претензию и ответ на неё. Если важен контекст, к осмотру добавляют предшествующие и последующие сообщения.
Нужно подготовить доступ к почтовому ящику с возможностью открыть письма и вложения. Желательно использовать устройство и учётную запись, которыми заявитель обычно пользуется в работе. Если переписка хранится в корпоративной системе, стоит заранее согласовать присутствие уполномоченного сотрудника и проверить, что он имеет право предоставлять доступ к информации.
Полезно собрать документы, связывающие электронные адреса с конкретными лицами или организациями: договор, реквизиты, визитную карточку, подпись в письмах, переписку о передаче адреса. Само совпадение имени в поле отправителя ещё не всегда подтверждает личность автора, поэтому связь между ящиком и контрагентом лучше раскрыть дополнительными материалами.
До осмотра не следует пересылать письма в новый ящик, переименовывать вложения или менять их содержание. Отдельно сохраняют исходные файлы, документы и изображения, полученные вместе с сообщением. Если вложение открывается только через специальную программу, об этом сообщают заранее, чтобы нотариус мог описать способ просмотра.
Процедура начинается с заявления и предоставления документов, удостоверяющих личность и полномочия заявителя. Для организации обычно нужны сведения о юридическом лице и документ, подтверждающий полномочия представителя. Нотариус уточняет, какой ресурс необходимо осмотреть и какие обстоятельства должны быть отражены в протоколе.
Затем выполняется вход в почтовый сервис и последовательный просмотр выбранных сообщений. Фиксируются реквизиты писем, их содержание, дата и время, сведения об участниках переписки, наличие файлов и отображаемые технические элементы. При необходимости осматривается вся цепочка, чтобы было понятно, на какое письмо отвечает конкретное сообщение.
Вложения описываются отдельно: указываются название, формат, объём и содержание документа. Если файл имеет значение для спора, его можно включить в материалы протокола в установленном порядке. Нотариус также отражает свои действия и обстоятельства осмотра, а заявитель получает оформленный документ для дальнейшего использования.
Если заявитель находится не в Алматы или Астане, порядок организации можно уточнить заранее: заказать протокол в другом городе. WebJustice принимает заявки онлайн, организует нотариальную фиксацию в регионах Казахстана, а готовый протокол может быть передан курьером. В срочных ситуациях доступна организация осмотра в течение нескольких часов, если это позволяет график нотариуса и полнота предоставленных данных.
К заявлению полезно приложить краткое описание спора: номер договора, дату его заключения, требования к контрагенту и значение каждого выбранного письма. Такая последовательность помогает сосредоточить осмотр на релевантных данных и не перегружать протокол материалами, не связанными с предметом разбирательства.
Перед посещением нотариуса проверьте следующие элементы:
Отдельное внимание уделяют сохранению контекста. Если в письме есть ссылка на предыдущую переписку, её желательно открыть и включить в последовательность осмотра. Когда сообщение переслано, важно зафиксировать первоначального автора, адрес пересылки и видимые даты, поскольку сокращённая версия может скрывать существенные детали.
После получения протокола материалы систематизируют вместе с договором и другими доказательствами. Для внутреннего архива можно иметь электронную копию, но оригинал протокола следует хранить в защищённом месте и не допускать повреждения страниц или утраты приложений.
При проверке готового документа обращают внимание на следующие сведения:
Нотариальный протокол прикладывают к иску, отзыву, возражениям или ходатайству о приобщении доказательств. В процессуальном документе объясняют, какое обстоятельство подтверждает конкретный фрагмент переписки. Например, одно письмо показывает согласованную дату поставки, второе — направление претензии, третье — отсутствие мотивированного возражения.
Суд оценивает протокол вместе с другими материалами, поэтому важно подтвердить не только содержание сообщения, но и его связь с правоотношениями сторон. Договор, счета, акты, платёжные поручения и документы о доставке помогают показать, что электронная коммуникация относится именно к спорной сделке.
Если контрагент заявляет, что письмо отправлено не им, могут потребоваться дополнительные подтверждения: переписка с того же адреса, указание адреса в договоре, корпоративный домен, последующие действия сторон или экспертное исследование. Нотариальная фиксация сохраняет видимые данные, но вопрос об авторстве и достоверности может потребовать отдельной оценки.
Важен и момент обращения. Если спор уже ожидается, откладывать осмотр до подачи иска рискованно: к этому времени часть данных может стать недоступной. Зафиксированная заранее переписка позволяет представить суду последовательную цифровую историю взаимодействия, а не отдельные распечатанные страницы без подтверждённого источника.
Часто задаваемые вопросы
Затрудняетесь оформить заявку? Оставьте свои контактные данные и наш специалист в ближайшее время свяжется с вами.